5S là gì ?
Quy trình 5S là một phương pháp quản lý quy tắc đơn giản nhưng rất hiệu quả trong việc tối ưu hóa môi trường làm việc và nâng cao hiệu suất. Quy trình 5S xuất phát từ Nhật Bản, và được coi là nền tảng của các hệ thống quản lý chất lượng. Phương pháp này là viết tắt của 5 từ bao gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng). Có thể Việt hóa và diễn giải như sau:
S1 – Sàng lọc: Lựa chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết hoặc không có giá trị.
S2 – Sắp xếp: Sắp xếp mọi vật dụng hợp lý và đúng nơi quy định.
S3 – Sạch sẽ: Giữ vệ sinh ngăn nắp và sạch sẽ.
S4 – Săn sóc: Xây dựng và nuôi dưỡng các cơ chế để đảm bảo các bước S1, S2, S3 được tuân thủ.
S5 – Sẵn sàng: Thực hiện 4S trên với tâm thế chủ động và tự giác.
5 W 1H
What (Cái gì): Điều gì đã xảy ra? Vấn đề là gì?
Why (Tại sao): Tại sao điều này xảy ra? Nguyên nhân là gì?
Who (Ai): Ai là người liên quan hoặc chịu trách nhiệm?
Where (Ở đâu): Điều này xảy ra ở đâu? Bối cảnh nào?
When (Khi nào): Thời gian xảy ra sự việc là khi nào?
How (Như thế nào): Điều này diễn ra như thế nào? Quá trình ra sao?
5W 2H
Nguyên tắc 5W2H, gần giống với 5W1H chỉ khác là có thêm 1H nữa là How much/How many – Chi phí là bao nhiêu? Số lượng là bao nhiêu? Mức độ ảnh hưởng ra sao?5W2H đi sâu hơn vào chi tiết bằng cách bổ sung phân tích về khía cạnh định lượng, như chi phí, số lượng, mức độ giúp bạn có cái nhìn chi tiết hơn, đặc biệt là trong việc lập kế hoạch và quản lý dự án. Ví dụ các câu hỏi như Chi phí cho dự án này là bao nhiêu? Lợi nhuận dự kiến là bao nhiêu? Bao nhiêu thời gian sẽ cần để hoàn thành nhiệm vụ này?
Phương pháp 5W 1H 2C 5M
là nguyên tắc giúp doanh nghiệp kết nối, định hướng mục tiêu, kế hoạch dài hạn thông qua quản trị nhân sự. Với phương pháp này, doanh nghiệp có thể liệt kê, phân tích từng công việc cần thực hiện và các yếu tố cần thiết để hoàn thành công việc đó.
5W 1H 2C 5M là viết tắt của các nội dung sau:
Why: Mục tiêu công việc cần hoàn thành
What: Các nhiệm vụ cụ thể của công việc
Where, When, Who: Những nội dung về địa điểm, thời gian, nhân sự đảm nhiệm công việc
How: Cách thức thực hiện, hoàn thành công việc
Control: Cách tiến hành kiểm soát, theo dõi công việc
Check: Kiểm tra, đánh giá công việc
5M: Xác định các nguồn lực cho công việc
2 C là gì ?
Chữ C trong phương pháp 5W 1H 2C 5M là Control và Check. Trước hết, về Control, doanh nghiệp cần chuẩn bị các yếu tố để kiểm soát, đo lường công việc. Đó có thể là đơn vị đo lường, các công cụ dụng cụ hay công thức chuyên biệt.
Song song với kiểm soát và đo lường hiệu quả là kiểm tra đánh giá – Check. Đây là bước quan trọng. Với việc kiểm tra, đánh giá công việc, doanh nghiệp có thể tham khảo nguyên tắc Pareto: kiểm tra 20% số lượng công việc nhưng tìm ra 80% sự sai sót. Các nội dung cần xác định trong Check:
Các bước kiểm tra là gì?
Tần suất kiểm tra là bao nhiêu lần/tuần?
Nhân sự thực hiện kiểm tra là ai?
Phải kiểm tra những khâu, nội dung cốt lõi nào của nhiệm vụ?
5 M là gì?
Cuối cùng, 5M trong 5W 1H 2C 5M là nguồn lực thực hiện. Đây chính là điểm khác biệt của phương pháp này so với các nguyên tắc lập kế hoạch khác. Doanh nghiệp cần trú trọng đến các nguồn lực nhằm đảm bảo tiến độ công việc.
Các nguồn lực trong 5M là:
Man – Nhân lực: Người thực hiện có trình độ, kinh nghiệm gì để đáp ứng khối lượng công việc?
Money – Tài chính: Ngân sách thực hiện công việc là bao nhiêu?
Material – Nguyên vật liệu: Tiêu chuẩn của nguyên vật liệu để hoàn thành công việc là gì?
Machine – Máy móc: Cần những máy móc, công nghệ nào để hoàn thành công việc? Tiêu chuẩn lựa chọn máy móc là gì?
Method – Phương pháp: Nên làm việc theo phương pháp, cách thức gì?
